Erfolgreiches Stressmanagement

Von Büro für Berufsstrategie Hesse/Schrader am 03. August 2017 um 12:06

Gastbeitrag von Hesse/Schrader: Büro für Berufsstrategie

Sind Sie im Moment gestresst? Sie haben hohen Blutdruck, schnellen Puls, feuchte Hände, sind innerlich angespannt oder unruhig? Können Sie sich manchmal schwer konzentrieren? Haben Sie oft das Gefühl, den Anforderungen und Belastungen Ihres Alltages nicht mehr gewachsen zu sein? Dann ist es Zeit, den Stress ganz bewusst wahr zu nehmen. Denn jeder kennt das Gefühl, dass einem die Zeit davon läuft. Das führt gerade im Berufsalltag schnell zu großer Anspannung. Dabei ist Stress in den allermeisten Fällen hausgemacht und lässt sich durch gezielte Strategien in den Griff bekommen.

Doch Stress wird häufig viel zu leichtfertig als Zivilisationskrankheit abgetan. Dabei kann er zu schweren körperlichen und seelischen Schäden führen: Herzerkrankungen, das Burnout-Syndrom, Blackouts oder Denkblockaden, Schlafstörungen oder Depressionen sind häufige Folgen. In vielen Fällen führen diese Symptome zu einem massiven Leistungsabbau. Das wiegt umso schwerer, als die Leistungsanforderungen immer mehr steigen und von jedem Arbeitnehmer Flexibilität erwartet wird. Das heißt oft: immer mehr Leistung in den verschiedensten Bereichen in sehr guter Qualität in einem engen zeitlichen Rahmen.

Der eigene Druck, sich dazu nicht in der Lage zu fühlen und sein Unvermögen unter Umständen mit dem Verlust seines Arbeitsplatzes bezahlen zu müssen, verschlimmert oft die Situation. Das führt auf Dauer tatsächlich dazu, dass man die Anforderungen nicht mehr erfüllen kann.

In vielen Fällen ist eine solche Eskalation der Situation jedoch vermeidbar. Denn der wahre Grund für diese Überreaktionen ist häufig nur die mangelnde Fähigkeit, die anfallenden Anforderungen so zu verwalten, dass die meiste Energie in die eigentliche Arbeit fließen kann, und nicht in das ganze Drumherum. Die Methoden zum richtigen Zeit- oder besser gesagt Stressmanagement können Sie aber relativ leicht erlernen.

Den Stress im Griff

Erforschen Sie zunächst einmal, aus welchen Gründen Sie sich gestresst fühlen. Haben Sie Probleme im privaten Bereich? Schwierigkeiten in der Beziehung oder im Freundeskreis oder finanzielle Sorgen? Oder liegen die Ursachen an Ihnen selbst, weil Sie sich viel zu stark unter Druck setzen und zu hohe Anforderungen an sich stellen, sich keinen Ausgleich gönnen oder sich manchen Situationen nur schwer anpassen können? Oder sind es die äußeren Gründe wie zu viel Arbeit, Anforderungen, die Sie aus Mangel an Technik oder Wissen nicht so erfüllen können, wie Sie es gerne hätten, ein miserables Betriebsklima, unzureichende Bezahlung, mangelnde Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten?

Überlegen Sie sich als nächstes, welche Situationen in Ihnen kurzfristigen Stress hervorrufen und welche Situationen vielleicht sogar die Ursache für Ihren langfristigen und immer schlimmer werdenden Stress sind.

Schrittweise zurückschalten

Kurzfristigen Stress können Sie relativ effizient und schnell beseitigen. Dazu gehört erst einmal, sich in augenblicklichen Stress-Situationen selbst zu beruhigen. Erwischen Sie sich beispielsweise bei Gedanken wie „Das wird ja sowieso nichts!“ oder „Ich weiß nicht, wie ich das alles schaffen soll!“, denken Sie um in „Ich versuche es einfach!“, „Mehr als Nein! sagen kann er nicht!“ oder „Das habe ich für das nächste Mal gelernt!“

Kurze Entspannungsübungen von ungefähr drei Minuten Dauer können Sie dabei unterstützen. Atmen Sie ein paar Mal tief und ruhig durch, lockern Sie Ihre Muskeln und dehnen Sie Ihren verspannten Nacken. Ein kurzer Druck mit Daumen und Zeigefinger von beiden Seiten gegen die Nasenwurzel wirkt wahre Wunder. Gehen Sie bei geöffnetem Fenster oder an der frischen Luft auf und ab. Merken Sie schon was?

Stressmacher unter der Lupe

Ausgezeichnet geeignet für einen kurzen Ist-Situations-Check ist die so genannte SWOT-Analyse. Dabei analysieren Sie kurz Ihre Stärken und Schwächen (strength/weakness) als Ausgangslage für die Situation, um die es gerade geht, und die Chancen und Risiken (opportunities/risks), die sich daraus ergeben können. Überlegen Sie sich also, mit welchen Ihrer Stärken Sie das optimale Ergebnis erzielen können. Welche Schwächen müssen Sie zum selben Zweck noch beheben und welche Fähigkeiten fehlen Ihnen noch? Genau so verfahren Sie mit der Frage, welche positiven und welche negativen Auswirkungen die Situation für Sie haben kann. Damit haben Sie vier wichtige Kriterien, aus denen Sie eine geeignete Strategie zu ihrer Bewältigung gewinnen können.

Um einem langfristigen Stressgefühl vorzubeugen, sollten Sie sich besonders um Ihr seelisches und körperliches Wohlbefinden kümmern. Jede Maschine, jeder Computer braucht gelegentlich einen technischen Check-Up, um effizient und gut arbeiten zu können. Tun Sie das auch für sich. Es ist längst wissenschaftlich erwiesen, dass körperliche Aktivität Stress abbaut und vorbeugt.

Schlafen Sie darüber

Sorgen Sie für ausreichend gesunden Schlaf. Finden Sie eine Lösung für die Probleme, bei denen das vor dem Schlafengehen möglich ist, und schreiben Sie alle anderen auf. Vielleicht fällt Ihnen dabei ja schon eine mögliche Lösungsstrategie ein.

Gesunde Ernährung hilft

Ernähren Sie sich gesund mit Obst und Gemüse, um eine länger anhaltende geistige Lähmung und einen übermäßigen Energieabfall nach dem Essen zu vermeiden, die sichere Motivations- und Kreativitätskiller sind. Für maßlosen Nikotin- und Alkoholgenuss gilt das Gleiche. Schalten Sie dringend beim Essen Ihren Kopf ab und genießen Sie, was immer Sie in Ihrer Pause tun. Treiben Sie Sport oder suchen Sie zumindest nach Möglichkeiten, die Ihnen helfen, sich schnell und tief gehend auch am Arbeitsplatz zu entspannen.

Harmonie tut gut

Sorgen Sie dafür, dass im privaten Bereich alles stimmt. Schwierigkeiten innerhalb Ihres sozialen Umfeldes rauben Ihnen die Energien, auch wenn Sie es gar nicht so empfinden. Doch unbewusst wirken sich diese Spannungen auf Ihr Leistungspotential aus. Schaffen Sie es nicht, zu Hause abzuschalten, wirkt sich das auf die Stimmung innerhalb Ihrer Familie oder Ihres Freundeskreises aus, was dann wiederum Ihr Leistungsvermögen senkt. Aber auch Probleme, die nichts mit Ihnen zu tun haben, sollten Sie versuchen zu lösen, um ein intaktes Umfeld zu haben, in dem Sie Ihre Kraftreserven wieder auffüllen können. Positive Ereignisse innerhalb des sozialen Umfeldes steigern meist auch das Leistungsniveau im Beruf.

Gibt es eine Voraussetzung oder Fähigkeit, die Sie nicht haben, die Sie aber dringend bräuchten, um effizienter arbeiten zu können oder um den nächsten Schritt in Ihrer Karriere machen zu können? Dann versuchen Sie, dieses Defizit auszugleichen, indem Sie Weiterbildungen besuchen oder sich anderweitig das nötige Know-how aneignen. Denn es kostet mehr Kraft und Zeit, sich jedes Mal wieder über sein Defizit zu ärgern, als jeden Tag ein bisschen daran zu arbeiten und einen großen Stressfaktor damit zusehends kleiner zu machen.

Effektives Zeitmanagement

Das Ausschlaggebende zur Vermeidung von Stress ist ein gelungenes Zeitmanagement. Sie haben sich sicher schon oft gefragt, wo am Ende des Tages die Zeit abgeblieben ist, wenn Sie festgestellt haben, dass Sie zwar wieder einmal viel gemacht, aber wenig erreicht haben. Bevor der Ärger darüber für zusätzlichen Stress sorgt, überlegen Sie, was Ihnen die Zeit raubt und wie Sie es ändern können.

SMART-Prinzip

Definieren Sie als Erstes Ihre Werte und die Ziele, die Ihnen wichtig sind. Diese Erkenntnis brauchen Sie, um Ihre Prioritäten setzen zu können. Die SMART-Methode hilft Ihnen bei der Formulierung dieser Werte und Ziele.

S steht für „spezifisch“. Benennen Sie Ihr Ziel so konkret wie möglich.
M für „messbar“, das heißt: Woran kann ich erkennen, dass ich das Ziel erreicht habe?
A für„aktionsorientiert“. Überlegen Sie, mit welchen Schritten Sie anfangen wollen und können.
R wie„realistisch“: Was ist sofort machbar, was braucht Zeit? Unrealistische Ziele setzen Sie nur wieder unnötig unter Druck.
T für „terminiert“ heißt, sich ein realistisches Datum im Kalender zu setzen, zu dem Sie Ihr Ziel erreicht haben sollten.

Diese Arbeitsweise eignet sich übrigens sowohl für den beruflichen wie für den privaten Bereich.

Haben Sie Ihre Werte und Ziele festgelegt, überprüfen Sie, ob es Werte gibt, die kein Ziel haben oder ob Sie ein Ziel haben, das zu keinem Ihrer Werte passt. Wenn dem so ist, haben Sie in Ihrem Leben momentan keine optimale Balance. Das Gewicht ist entweder zu sehr zugunsten des Berufs oder zugunsten anderer Aktivitäten verschoben. Sie entscheiden, ob das im Moment für Sie in Ordnung ist oder nicht.

Um zu erfahren, wo die Zeit am Ende des Tages geblieben ist, schreiben Sie sich auf, aus welchen Einzelaktivitäten Ihr Tag besteht und wie viel Zeit sie beanspruchen. Schreiben Sie genau auf, wie lange Sie für Essen, Lesen, Einkaufen, Telefonieren, Recherche, Pausen etc. benötigen. 24 Stunden minus die addierten Zeiten ergeben Ihre Schlafenszeit. Auch diese Status-quo-Analyse eignet sich hervorragend sowohl für berufliche als auch private Zwecke.

Haben Sie diese Liste erstellt, können Sie daran herausfinden, welche Tätigkeiten verschwendete Zeit bedeuten, unnötig Kraft kosten und so gut wie nichts bewirken. Nachdem Sie Ihre Ziele jetzt kennen, setzen Sie Ihre Prioritäten und schrauben Sie die Tätigkeiten, die Ihnen die dafür wichtige Zeit nehmen, auf ein Minimum zurück oder trennen sich davon.

Die Pareto-Technik

Mindestens genauso effektiv für Ihre Zeitgestaltung ist das Pareto-Prinzip. Der Volkswirtschaftler Pareto hatte festgestellt, dass 20% des Aufwands an Zeit und Kraft oft bereits 80% des Ergebnisses bringen, und man 80% an Aufwand benötigt, um eine Ergebnisverbesserung von 20% zu erreichen.

Nehmen Sie sich Ihre Status-quo-Analyse zur Hand und versehen Sie die angegebenen Tätigkeiten mit „Zielnummern“. Das Ziel „Weiterbildung“ bekommt beispielsweise eine „1“, das Ziel „körperlicher Ausgleich“ die „2“ usw. Manche Aktivitäten haben kein Ziel. Beurteilen Sie jetzt, wie viel Ihnen diese Tätigkeiten für das Erreichen Ihres Zieles gebracht hat und teilen Sie sie danach in Gruppen von A-D ein. Die Gruppen C, D und die ohne Nummer rauben Ihnen viel zu viel Zeit und bedürfen daher einer dringenden Überprüfung. Wie notwendig sind sie? Müssen Sie es anders organisieren und vielleicht kann es jemand anders erledigen?

In Kenntnis Ihrer Ziele und des benötigten Zeitaufwandes können Sie jetzt damit anfangen, einen schriftlichen Zeitplan zu erstellen, der Ihren Erkenntnissen bestmöglich entspricht. Verfassen Sie sich einen Plan für das ganze Jahr, für die nächsten Wochen, für die komplette nächste Woche und für den aktuellen oder darauf folgenden Tag.

Haben Sie sich z. B. zum Ziel gesetzt, sich in einem Jahr selbstständig zu machen, schreiben Sie in Ihren Jahresplan, welche Schritte Sie bis dahin einleiten müssen. Vielleicht gibt es Termine oder Fristen, die Sie beachten und auf die Sie sich vorbereiten müssen. Notieren Sie in den Plan für die nächsten Wochen die Schritte, die Sie in dieser Zeit erledigen müssen. Dasselbe machen Sie mit dem Plan für die nächste Woche und dem für den nächsten Tag. Sortieren Sie dann die Aufgaben nach dem Eisenhower- oder dem Pareto-Prinzip und fangen Sie an, die wichtigsten Aufgaben zuerst umzusetzen. Schätzen Sie, was Sie das alles an Zeit kostet und prüfen Sie, ob Sie diese Zeit auch haben. Bleiben Sie aber bitte realistisch und rechnen Sie Verzögerungen in Form von Pufferzeiten mit ein. Wenn Sie sehen, dass Sie etwas nicht in der Zeit schaffen, überprüfen Sie, was Sie ändern können, um wenigstens einigermaßen im Zeitplan zu bleiben. Aber wie gesagt: der Plan soll Ihren Stress abbauen, nicht erhöhen.

Die Eisenhower-Methode

Eine mehrfach bewährte Methode der Zeitplanung erfolgt nach dem Eisenhower-Prinzip. Der amerikanische Präsident beurteilte Tätigkeiten nach ihrer Wichtigkeit und nach ihrer Dringlichkeit. Nach seiner Auffassung ist der Erfolgsschlüssel, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Wichtig sind nicht die Dinge, die gerade von persönlichem Interesse sind, von anderen aufgenötigt werden oder einfach gerade da sind, sondern die, die tatsächlich zum Erfolg führen – auch und besonders langfristig gesehen. Diese Dinge sollten Sie zuerst erledigen.

Nach diesem Prinzip gibt es vier Gruppen: Sie können Sie in Ihre Tätigkeiten einteilen. Schreiben Sie sie sich auf, um immer einen Überblick zu haben, Ihren Plan ständig überprüfen und gegebenenfalls veränderten Bedingungen anpassen zu können. Machen Sie sich dann anhand dieser Gruppen einen Zeitplan:

Die A-Gruppe enthält die Aktivitäten, die am wichtigsten und am dringendsten sind. Sie haben höchste Priorität. Gewöhnen Sie sich an, Ihren Tag mit einer solchen Aufgabe zu beginnen. Tun Sie es nicht, sind es diese Aufgaben, die Ihnen in nicht allzu langer Zeit wirklich Stress machen werden. Vermutlich tun sie es auch schon. Nehmen Sie sich aber nicht zu viel vor und rechnen Sie in den dafür benötigten Zeitaufwand Pufferzonen mit ein.

Aktivitäten der B-Gruppe sind wichtig, aber nicht eilig. Erledigen Sie so viele wie möglich davon am Tag, bevor sie zu einem Stressfaktor werden. Tragen Sie auch diese in Ihren Zeitplan ein.

In die C-Gruppe gehören alle Aktivitäten, die eilig, aber nicht wichtig sind. Sie eignen sich hervorragend zum Delegieren und benötigen dafür oft nur wenig Zeit, um ihre Erledigung zu besprechen und zu koordinieren. Dazu gehört beispielsweise auch, Bearbeitungsmethoden zu vereinfachen und zu optimieren, sich feste Termine zu setzen, an denen man die Post erledigt oder Vorarbeiten abzugeben etc. Erstellen Sie Absprachen für alle Beteiligten und klare Regeln. Übertragen Sie diese Aufgaben als festen Bestandteil in Ihren Zeitplan.

Die D-Gruppe beinhaltet alle Aufgaben, die weder wichtig noch eilig sind. Sie können Sie entweder delegieren oder sie als „Pausenfüller“ nutzen. Es gibt in dieser Gruppe immer Tätigkeiten, die nichts bewirken, aber Spaß machen oder entspannen. Sie sind aber auch die, die am meisten Zeit stehlen, weil man dabei zum Verzetteln neigt. Also: betrachten Sie diese Tätigkeiten wirklich nur als kurzfristige Ablenkmanöver oder „Pausenfüller“, wenn Sie noch etwas Zeit brauchen, bevor Sie sich einer wichtigen und komplizierten Aufgabe zuwenden.

Immer mit der Ruhe: stressfreie Umsetzung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Ihre Pläne erfolgreich und dabei stressreduziert umzusetzen. Achten Sie auf bereits erwähnte Pufferzeiten und darauf, Ihren Plan in regelmäßigen Abständen auf seine realistische Umsetzbarkeit hin zu überprüfen. Wenn Sie sich aufschreiben, wie lange Sie für welche Tätigkeiten brauchen, werden Sie immer besser darin werden, Ihren benötigten Zeitaufwand zu schätzen. Lassen Sie Ihren Tag langsam angehen. Überlegen Sie sich in Ruhe, wie Sie Ihren Tag am besten planen können und lassen Sie sich dabei von niemandem stören. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich zu der Zeit, zu der Sie am leistungsfähigsten sind, um die wirklich wichtigen Dinge kümmern können.

Am Besten, Sie erledigen gleiche Arbeiten hintereinander: Beantworten Sie in einem Stück Ihre E- Mails, erledigen Sie Ihre Telefonate nacheinander, sammeln Sie alles, was Sie recherchieren müssen und erledigen Sie das zu einem festgesetzten Zeitpunkt. Sorgen Sie dafür, bei wichtigen Aufgaben nicht gestört zu werden. Es kostet viel Kraft, immer wieder aus einem Denkprozess herausgerissen zu werden und sich wieder einzufinden. Erledigen Sie solche Aufgaben zu ruhigen Zeiten, bitten Sie sich aus, nicht gestört zu werden.

Lernen Sie sich abzugrenzen und „Nein“ zu sagen. Wenn Sie das freundlich und bestimmt tun und, wenn notwendig, die passenden Argumente liefern, kann Ihnen niemand darüber böse sein. Der Ärger, sich wieder zu etwas verleitet haben zu lassen, was Sie gar nicht wollten, und der zusätzliche Zeitaufwand sind größere Stressfaktoren, als die Angst, sich unbeliebt zu machen. Schließen Sie notfalls Kompromisse. Wenden Sie die oben beschriebenen Methoden zum Zeitmanagement an und verwalten Sie Ihre Pläne mit den dafür geeigneten technischen Hilfsmitteln und mit der dafür geeigneten Software. Nach der Einarbeitung und Auseinandersetzung mit der Technik können Sie bald neue positive Arbeitsergebnisse stressfreier erzielen.

Oder gehören Sie zu den Menschen, die Aufgaben gerne auf den nächsten, und wieder auf den nächsten Tag verschieben? Das kann daran liegen, dass Sie nicht wissen, wie Sie diese Aufgaben lösen sollen. Überlegen Sie sich in diesem Fall, womit Sie anfangen könnten, ohne etwas falsch zu machen. Dann tun Sie es und lassen es dabei bewenden! Unterteilen Sie Ihre Aufgabe in mehrere kleine Aufgaben und arbeiten Sie diese nacheinander ab. Kleinere Aufgaben sind psychologisch oft leichter lösbar als eine große.

Wenn Sie all diese Dinge beachten, oder zumindest anfangen, den einen oder anderen Rat umzusetzen, werden sich bald die ersten Erfolge einstellen, die Ihnen wiederum die Motivation geben werden, auf diese Weise weiterzumachen.