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Die 10 besten Tipps, um Ordnung am Arbeitsplatz zu halten!

person Manuela
date_range 21.10.22
05.10.23

Na? Wer kennt es nicht? 

Kurz vor Feierabend klingelt das Telefon…Und während man so telefoniert und sich der Feierabend nach hinten hinauszögert, schweifen die Blicke ab. Und alles, was die Augen dann sehen, ist nicht schön. So gar nicht schön! Ordnung am Arbeitsplatz ist hier alles andere als vorhanden: Der Locher ist begraben unter einem Berg von Papieren, der Tacker lebt unter einem zweiten Papierberg. Ein paar Akten zieren den Boden und zu guter Letzt ist da der Laptop, der auf einer Landschaft von weiteren Papieren lebt. Der Kugelschreiber, den man doch so liebt, weil er so viel besser schreibt als alle anderen, will auch vor jedem Gebrauch 10 Minuten gesucht werden. Jetzt guckt seine Spitze provozierend zwischen zwei Zetteln hervor. Überall kleben Post-its mit kleinen Notizen. Pinke, gelbe und grüne, in der Mitte eine Kaffeetasse und ein Teller. Und während die Person immer weiter und weiter redet, ist man sich plötzlich sicher: „Das mit der Unordnung ist irgendwie aus dem Ruder gelaufen! Aber so richtig!“

Und dann wandert der Blick rüber, zum Schreibtisch der akkuraten Kollegin. Ja! Das ist Ordnung am Arbeitsplatz! Schock!? Wie hat sie das gemacht? Geht das mit rechten Dingen zu? 

Dazu sagen wir ganz klar: ja! Denn jetzt kommt die gute Nachricht: Ordnung auf dem Schreibtisch und um den Schreibtisch herum ist gar nicht so schwer. Hier kommen 10 Tipps, die das Leben im Büro leichter machen.

Denn soviel sei schonmal gesagt: Mit einem aufgeräumten Schreibtisch funktioniert alles besser! Man ist motivierter, der Arbeitsalltag geht leichter von der Hand, weil er organisierter ist und zusätzlich hebt es einfach die Stimmung. 

Inhaltsverzeichnis

Also los geht’s mit der Ordnung am Arbeitplatz: 

Tipp 1: To- Do hier und To-Do da! - Das gehört der Vergangenheit an. 

Alle To-Dos gehören an einen Ort. Das ist ganz einfach umzusetzen und bringt enorm viel. Schluss mit den pinken, gelben und grünen Post-its, die den Schreibtisch dekorieren und wenn sie gebraucht werden, eh nicht mehr aufzufinden sind. Ab jetzt wird alles an einem Ort gesammelt. Hier kommt es ein bisschen auf den Typ an. Manche sind da eher digital unterwegs und andere sind mit einem Notizbuch bestens beraten. Wichtig ist, dass man für alle Aufgaben und Erinnerungen (und sein sie noch so klein) dasselbe Medium nutzt. Für die digitalen Freunde unter uns: Es gibt ganz hervorragende Apps, für das Smartphone oder direkt für das Tablet oder den PC, die es einem unheimlich einfach machen rucki zucki ein paar Notizen zwischendurch zu machen und diese auch zu verwalten. 

Tipp 2: Was sind schon fünf Minuten?

Viele haben schon mal von ihr gehört, aber die wenigstens setzen sie um: Die 5-Minuten-Regel! 

Sie besagt, dass man alles, was sich innerhalb von 5 Minuten erledigen lässt, sofort erledigt. Im Alltag heißt das konkret: Eine E-Mail beantworten, die Rechnung sofort abheften, den Brief sofort unterschreiben, den Locher direkt wieder in den Schrank zurückstellen,sw. Die Liste ist endlos. Und diese Regel ist endlos effektiv. Schließlich sind es häufig die Kleinigkeiten, eben wie die Unterschrift auf dem einen Zettel, das Liegenbleiben des anderen Zettels, obwohl dieser abgeheftet besser wäre oder eben das Zurückbringen des Lochers. Wenn man all diese kleinen Dinge sofort erledigt, ist der Arbeitsplatz direkt viel ordentlicher, weil sich die Kleinigkeiten nicht zu einem riesigen Berg anhäufen können. 

Tipp 3: Gehört das wirklich hier hin?!

Um eine Ordnung am Arbeitsplatz zu bekommen, ist es hilfreich, auszusortieren und sich einmal konkret klarzumachen, was von diesem Berg an Zeugs eigentlich auf den Schreibtisch gehört und was nicht! Das heißt auch: radikal aussortieren. Und hier ganz klar die Hilfsregel: Alles, was nicht jeden Tag benutzt wird, hat auf dem Schreibtisch nichts zu suchen. Also los geht’s! Jedes Teil mal in die Hand nehmen und entrümpeln. Hier ist es zum Beispiel auch hilfreich, dass man alle Dinge, die man nicht ständig nutzt, wie zum Beispiel den Locher oder den Tacker, in einem Schrank im Arbeitszimmer platziert. 

Tipp 4:  Weniger Papier!

Gerade im digitalen Zeitalter, muss nicht mehr jede Mail ausgedruckt und jedes Zettelchen kopiert werden.  Viel Papier macht einfach viel Chaos und ist eigentlich für nichts gut. Zukünftig einfach bewusst darauf achten, dieses Medium einzusparen und man wird sehen, dass sich die Unordnung auf dem Schreibtisch deutlich reduziert. 

Tipp 5: Auch digitale Ordnung am Arbeitsplatz muss her

Wenn man beginnt den Arbeitsplatz und die Arbeitsweise neu zu strukturieren und von dem Chaos wegzuführen, ist ein hilfreicher Tipp das Aufräumen des Desktops. Denn wenn dieser digital strukturiert und ordentlich ist, dann vereinfacht es die Umsetzung in der analogen Welt. 

Tipp 6: Stapeln verboten

Ablagefächer sind eigentlich eine gute Erfindung… denkt man. Aber die Realität sieht ganz anders aus: 

Man schmeißt alles willkürlich in die Fächer und hat am Ende ein unübersehbares Chaos. 

Besser sind hier Mappen und Ordner / Akten. Hier kann man die Dinge sofort abheften,alles ist am richtigen Platz und es wird automatisch mehr Ordnung am Arbeitsplatz geschaffen. 

Tipp 7: Der Name zählt!

Es macht Sinn sich bei der Namensfindung der einzelnen Akten und Ordner Zeit zu lassen, denn der Name entscheidet viel. Er muss enorm aussagekräftig sein und konkret formuliert werden, sodass man für sich selbst schneller in der Lage ist Papiere korrekt einzuheften, aber auch dass Kollegen bestimmte Ordner schneller wiederfinden können. Beispielsweise ist die Bezeichnung „Projekt Herbstkollektion 1.10.22-15.10.22 (A-G)“ wesentlich hilfreicher, als „Herbst 22“.

Tipp 8: Müll? Weg damit!

Und zwar in einen Mülleimer. Es kann ein enormer Vorteil sein, wenn sich ein Papierkorb in direkter Nähe zum Schreibtisch befindet. Die besten Orte hierfür sind unter dem Schreibtisch oder neben dem Schreibtisch. Denn das erleichtert schließlich die Ordnung am Arbeitsplatz ungemein. Die Dinge, die nicht mehr gebraucht werden, wandern so nämlich sofort in den Papierkorb und belagern nicht den Schreibtisch unnötig. 

Tipp 9: Kein Kabelsalat

Oft sind bei Schreibtischen so allerhand technisches Equipment angeschlossen. Alles ist irgendwie mit dem Strom verbunden und es entsteht ein riesiger Kabelsalat. Überall kommen Kabel an und führen auch wieder weg. Das führt sofort zu einem Gefühl von Chaos und Unstrukturiertheit. Als Folge dessen ist es absolut ratsam, die Kabel zu ordnen und ordentlich zu verlegen. Möglicherweise auch in Form von Kabelschächten.  Und schnell wird man merken, dass diese optische Störung der Ordnung einen großen Faktor für die Ordnung am Arbeitsplatz ausmacht. 

Tipp 10: 10 Minuten am Abend aufräumen

Man sollte den Arbeitsplatz immer ordentlich verlassen. Am besten stellt man 10 Minuten vor Feierabend einen Wecker. Diese 10 Minuten werden voll und ganz der Ordnung am Arbeitsplatz gewidmet. Da geht man am besten routiniert nach einem Plan vor:

  1. Geschirr in die Küche tragen
  2. Müll in den Mülleimer werfen
  3. Blätter in Ordner sortieren
  4. Gegenstände an die festen Plätze bringen
  5. To-Do- Liste für den nächsten Tag erstellen
  6. Schreibtisch abwischen.
  7. Desktop aufräumen, PC herunterfahren

Wenn man sich jeden Tag an diesen Fahrplan hält, geht er schnell in eine Tagesroutine über und man startet jeden neuen Arbeitstag mit einem perfekt aufgeräumten Arbeitsplatz. 

Und wenn man schließlich all diese Tipps beherzigt, dann hat man eine gute Chance der akkuraten Kollegin eine starke Konkurrenz zu machen. 

Wichtig ist nur der regelmäßige Umgang mit diesen neuen Regeln. Nur durch das regelmäßige Anwenden können diese Regeln zu festen Gewohnheiten werden und der Arbeitsplatz hat dauerhaft die Chance ordentlich auszusehen. 

Des Weiteren empfiehlt sich der „Frühjahrsputz“ auf dem Schreibtisch. Also eine große Aufräumaktion, mindestens einmal im Jahr. Hier hat sich eine japanische Methode als sehr hilfreich erwiesen. Also das Aufräumen des Arbeitsplatzes nach einer festen Struktur.  Die Methode nennt sich die 5 S- Methode und wurde ursprünglich erfunden, damit die Mitarbeiter des Toyota Werkes in Japan effizienter arbeiten können. Mittlerweile wird das System jedoch auf alle Bereiche angewandt und ist gerade zur Ordnung am Arbeitsplatz ein viel verwendetes Mittel von Unternehmen, um ein besseres Arbeiten hervorzurufen. 

Das System arbeitet nach den 5 S: 

  1. Seiri
  2. Seiton
  3. Seiso
  4. Seiketsu
  5. Shitsuke

Übersetzt ins Deutsche heißt es:

  1. Sortieren / Aussortieren
  2. Systematisierung / Aufräumen
  3. Säuberung / Arbeitsplatz-Sauberkeit
  4. Standardisierung / Anordnung
  5. Selbstdisziplin / Alles erhalten und verbessern

Der Inhalt der Punkte ist selbsterklärend und kann bei korrekter Handhabung sicherlich nützlich sein, um bei unserem Chaos-Problem langfristig Abhilfe zu schaffen, sodass ein aufgeräumter Arbeitsplatz entsteht. 

Das waren sie also: Die 10 Tipps für mehr Ordnung am Arbeitsplatz! 

Alles kein Hexenwerk und wie wir finden ganz einfache, leicht umsetzbare Ideen mit großer Wirkung. Denn mit ein bisschen Übung und Routine sieht der Arbeitsplatz ordentlich und organisiert aus, sodass schließlich der eigene Schreibtisch genau jener ist, der von den Kollegen bewundert und beneidet wird. 

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